司法部 國(guó)家檔案局關(guān)于印發(fā)《公證檔案管理辦法》的通知

司發(fā)〔2025〕1號(hào)

各省、自治區(qū)、直轄市司法廳（局）、檔案局，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)司法局、檔案局：

為完善公證檔案管理制度，有效保護(hù)和利用公證檔案，根據(jù)《中華人民共和國(guó)公證法》《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律法規(guī)，司法部、國(guó)家檔案局對(duì)《公證檔案管理辦法》（1988年3月18日（88）司發(fā)公字第062號(hào)）進(jìn)行了修訂。現(xiàn)印發(fā)你們，請(qǐng)結(jié)合實(shí)際遵照?qǐng)?zhí)行。

司法部 國(guó)家檔案局

2025年5月21日

（此件主動(dòng)公開(kāi)）

公證檔案管理辦法

第一章 總 則

第一條 為加強(qiáng)公證檔案管理，有效保護(hù)和利用公證檔案，根據(jù)《中華人民共和國(guó)公證法》《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施條例》《公證程序規(guī)則》等規(guī)定，結(jié)合公證工作和檔案工作實(shí)際，制定本辦法。

第二條 公證檔案是指公證機(jī)構(gòu)在公證活動(dòng)過(guò)程中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等不同形式的歷史記錄。公證檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分。

第三條 國(guó)務(wù)院司法行政機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)制定全國(guó)統(tǒng)一的公證檔案工作制度，并與國(guó)家檔案主管部門(mén)對(duì)全國(guó)公證檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

縣級(jí)以上地方司法行政機(jī)關(guān)與檔案主管部門(mén)對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)的公證檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

公證協(xié)會(huì)配合司法行政機(jī)關(guān)開(kāi)展對(duì)公證檔案工作的指導(dǎo)和培訓(xùn)。

第四條 公證檔案實(shí)行集中管理，維護(hù)公證檔案完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。

第二章 管理工作職責(zé)

第五條 公證機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)依法確定、配備檔案工作人員，主要職責(zé)是：

（一）負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)本機(jī)構(gòu)的檔案，做好檔案的接收、登記和移交，開(kāi)展檔案利用工作；

（二）指導(dǎo)、督促和檢查公證文書(shū)材料立卷歸檔工作；

（三）定期對(duì)公證檔案數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)、對(duì)保管狀況進(jìn)行檢查，并建立檢查和處理情況臺(tái)賬；

（四）做好公證檔案利用工作，監(jiān)督公證檔案在公證機(jī)構(gòu)指定區(qū)域查閱、摘錄，按照規(guī)定復(fù)制公證檔案；

（五）組織開(kāi)展檔案鑒定與銷(xiāo)毀工作；

（六）嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，履行保密義務(wù)，不得泄露國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私；

（七）完成與檔案工作有關(guān)的其他任務(wù)。

第六條 公證機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)設(shè)立符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫(kù)房，配置必要的設(shè)施設(shè)備，加強(qiáng)檔案管理，確保檔案安全。

第七條 公證機(jī)構(gòu)通過(guò)購(gòu)買(mǎi)服務(wù)方式委托檔案服務(wù)企業(yè)開(kāi)展公證檔案整理、寄存、開(kāi)發(fā)利用、數(shù)字化加工、電子檔案管理技術(shù)支持的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格審核檔案服務(wù)企業(yè)的信息安全保障能力和業(yè)務(wù)資質(zhì)，簽訂委托協(xié)議，明確檔案服務(wù)的范圍和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案服務(wù)進(jìn)行事前、事中、事后全過(guò)程監(jiān)督。

檔案服務(wù)企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立完備的檔案服務(wù)管理制度，采取有效措施和技術(shù)手段，實(shí)施場(chǎng)所、系統(tǒng)、設(shè)備和人員全方位監(jiān)管，遵守安全保密規(guī)定，確保公證檔案實(shí)體、信息載體和檔案信息安全。

第三章 整理與利用

第八條 公證業(yè)務(wù)辦結(jié)后或者公證機(jī)構(gòu)作出不予辦理公證、終止公證的決定后，承辦公證員應(yīng)當(dāng)按照立卷歸檔要求及時(shí)整理立卷，定期向檔案工作人員移交，不得拒絕立卷歸檔或者將歸檔材料據(jù)為己有。

第九條 公證檔案一般以卷為單位進(jìn)行整理，按照一證一卷、一卷一號(hào)的原則立卷。當(dāng)事人為同一目的而申請(qǐng)辦理的數(shù)項(xiàng)公證，可以合并為一卷。

第十條 公證檔案整理工作應(yīng)當(dāng)確保公證文書(shū)材料齊全，圖文字跡清晰，格式標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。

第十一條 歸檔的公證文書(shū)材料一般應(yīng)當(dāng)為原件。正卷的歸檔范圍主要包括：

1.公證書(shū)正本；

2.公證書(shū)原本（審批稿、簽發(fā)稿）；

3.公證申請(qǐng)表；

4.當(dāng)事人的身份證明；

5.當(dāng)事人提供的有關(guān)證明材料；

6.當(dāng)事人申請(qǐng)證明的文書(shū)原件或者底稿，如遺囑、合同、委托書(shū)等；

7.告知書(shū)；

8.詢問(wèn)筆錄；

9.審查、核實(shí)所取得的證明材料；

10.履行反洗錢(qián)義務(wù)形成的材料；

11.公證書(shū)領(lǐng)取回執(zhí)、發(fā)送記錄；

12.公證費(fèi)收費(fèi)憑證，減免申請(qǐng)與審批意見(jiàn)；

13.其他需要?dú)w檔的文書(shū)材料。

公證機(jī)構(gòu)內(nèi)部對(duì)公證事項(xiàng)的討論意見(jiàn)和有關(guān)請(qǐng)示、批復(fù)等材料，應(yīng)當(dāng)裝訂成副卷，與正卷一起保存。

第十二條 公證案卷應(yīng)當(dāng)編制檔號(hào)，檔號(hào)結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)根據(jù)立卷歸檔要求按照“全宗號(hào)—檔案門(mén)類(lèi)代碼·年度—保管期限—業(yè)務(wù)類(lèi)別代碼—案卷號(hào)”編制。

第十三條 公證檔案利用包括對(duì)公證檔案的查閱、復(fù)制、摘錄等，原則上只能利用檔案正卷相關(guān)內(nèi)容。

公證機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立公證檔案利用制度，根據(jù)公證檔案的密級(jí)、內(nèi)容和利用方式，規(guī)定不同的利用權(quán)限、范圍和審批、登記手續(xù)。

第十四條 本公證機(jī)構(gòu)工作人員利用公證檔案，應(yīng)當(dāng)履行審批、登記手續(xù)；未經(jīng)許可，公證機(jī)構(gòu)工作人員不得將公證檔案帶離指定區(qū)域。

第十五條 本公證機(jī)構(gòu)以外的單位、個(gè)人利用公證檔案，按照下列情況處理：

（一）司法行政機(jī)關(guān)、公證協(xié)會(huì)因工作需要利用公證檔案的，應(yīng)當(dāng)履行登記手續(xù)。

（二）監(jiān)察機(jī)關(guān)、審判機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、公安機(jī)關(guān)、國(guó)家安全機(jī)關(guān)等部門(mén)因辦案需要利用公證檔案的，應(yīng)當(dāng)出示工作函，履行登記手續(xù)。

（三）其他公證機(jī)構(gòu)因工作需要利用未列為密卷的公證檔案的，應(yīng)當(dāng)出具申請(qǐng)函，履行登記手續(xù)。申請(qǐng)函應(yīng)當(dāng)載明公證檔案利用的目的、范圍、形式，并加蓋公證機(jī)構(gòu)印章。

（四）公證當(dāng)事人申請(qǐng)利用公證檔案的，應(yīng)當(dāng)提交書(shū)面申請(qǐng)函和身份證明，經(jīng)公證機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人同意，履行登記手續(xù)后，可以利用公證檔案中的公證書(shū)正本、其本人作為申請(qǐng)人提供的有關(guān)證明材料和申請(qǐng)證明的文書(shū)材料。當(dāng)事人委托他人申請(qǐng)的，受托人還應(yīng)當(dāng)提交當(dāng)事人授權(quán)利用公證檔案的委托書(shū)和受托人身份證明。當(dāng)事人為單位的，還應(yīng)當(dāng)提交介紹信、法定代表人或者負(fù)責(zé)人身份證明和受托人身份證明。

（五）其他單位、個(gè)人原則上不得利用公證檔案。因特殊情況需要利用的，應(yīng)當(dāng)由公證機(jī)構(gòu)報(bào)所在地司法行政機(jī)關(guān)同意。

第十六條 禁止篡改、損毀、偽造公證檔案，維護(hù)公證檔案的真實(shí)性、完整性。公證機(jī)構(gòu)發(fā)現(xiàn)檔案丟失或者損毀的，應(yīng)當(dāng)立即報(bào)告所在地司法行政機(jī)關(guān)和檔案主管部門(mén)，并采取補(bǔ)救措施。

第四章 保管與銷(xiāo)毀

第十七條 公證檔案的保管期限分為10年、30年和永久，從公證檔案形成之日起算。公證檔案保管期限表見(jiàn)附件。

具有特定歷史意義或者重大社會(huì)影響的公證檔案，保管期限可以定為永久。

第十八條 公證機(jī)構(gòu)可以將公證檔案的保管期限通過(guò)書(shū)面告知、辦公場(chǎng)所公示等方式告知當(dāng)事人。超過(guò)保管期限的公證檔案，公證機(jī)構(gòu)不再承擔(dān)保管責(zé)任。

第十九條 對(duì)于保管期限屆滿的公證檔案，應(yīng)當(dāng)組成鑒定工作組定期開(kāi)展檔案鑒定。鑒定工作組由司法行政機(jī)關(guān)代表、公證協(xié)會(huì)代表、公證機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、公證機(jī)構(gòu)檔案工作人員等組成，必要時(shí)可邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覅⑴c。鑒定工作應(yīng)當(dāng)形成公證檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)。

第二十條 經(jīng)鑒定，對(duì)于保管期限屆滿仍有保存價(jià)值的公證檔案，應(yīng)當(dāng)延長(zhǎng)并再次確定保管期限。對(duì)于保管期限屆滿且無(wú)保存價(jià)值的公證檔案，應(yīng)當(dāng)銷(xiāo)毀。

第二十一條 公證檔案的銷(xiāo)毀程序和辦法應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案主管部門(mén)對(duì)檔案銷(xiāo)毀的相關(guān)規(guī)定。

第二十二條 公證檔案銷(xiāo)毀前，應(yīng)當(dāng)將檔案中的公證書(shū)正本留存一份，按年度公證書(shū)編號(hào)順序立卷，連同公證登記簿、檔案登記簿永久保管。

第五章 統(tǒng)計(jì)與移交

第二十三條 公證機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立公證檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的接收、移交、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并按照相關(guān)規(guī)定向所在地司法行政機(jī)關(guān)和檔案主管部門(mén)報(bào)送檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)表。

第二十四條 經(jīng)協(xié)商同意，公證機(jī)構(gòu)可以按照有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交公證檔案。公證機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)編制公證檔案移交登記簿，并永久保管。

第二十五條 公證機(jī)構(gòu)設(shè)置調(diào)整的，應(yīng)當(dāng)對(duì)公證檔案進(jìn)行清理，按照下列情況處理：

（一）分立為數(shù)個(gè)公證機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)約定由一個(gè)公證機(jī)構(gòu)代管。

（二）合并為一個(gè)公證機(jī)構(gòu)的，各公證機(jī)構(gòu)的檔案應(yīng)當(dāng)移交合并后的公證機(jī)構(gòu)保管。

（三）公證機(jī)構(gòu)終止的，在終止或辦理注銷(xiāo)登記之前形成的檔案，由承繼的公證機(jī)構(gòu)或者所在地司法行政機(jī)關(guān)保管。

發(fā)生前款情形時(shí)，公證機(jī)構(gòu)尚未辦結(jié)的公證案件，由司法行政機(jī)關(guān)指定一個(gè)公證機(jī)構(gòu)繼續(xù)辦理，該公證機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)將相關(guān)公證文書(shū)材料立卷歸檔。

第六章 信息化建設(shè)

第二十六條 司法行政機(jī)關(guān)、公證協(xié)會(huì)和公證機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)依法加強(qiáng)公證電子檔案信息化建設(shè)，積極推進(jìn)公證電子檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)。

第二十七條 公證機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)電子檔案的要求做好公證電子文書(shū)材料的歸檔、保管、利用、移交等工作，確保公證電子檔案來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。

第二十八條 通過(guò)在線辦理方式形成的符合國(guó)家有關(guān)要求的公證電子文書(shū)材料可以采用電子形式歸檔，公證電子檔案與傳統(tǒng)載體公證檔案具有同等效力。

公證機(jī)構(gòu)提供的公證電子檔案經(jīng)打印輸出的紙質(zhì)件，加蓋公證機(jī)構(gòu)檔案證明專(zhuān)用章后，具有與檔案原件同等的證明力。

第二十九條 鼓勵(lì)和支持公證機(jī)構(gòu)按照國(guó)家檔案主管部門(mén)有關(guān)規(guī)定對(duì)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。

已經(jīng)數(shù)字化的傳統(tǒng)載體公證檔案，在檔案原件銷(xiāo)毀后應(yīng)當(dāng)留存檔案的數(shù)字化副本備查。

第七章 監(jiān)督檢查與法律責(zé)任

第三十條 司法行政機(jī)關(guān)、公證協(xié)會(huì)應(yīng)當(dāng)與同級(jí)檔案主管部門(mén)加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，做好本地區(qū)公證檔案移交、保管、檢查和公證機(jī)構(gòu)檔案工作人員培訓(xùn)等工作。

第三十一條 司法行政機(jī)關(guān)、公證協(xié)會(huì)和檔案主管部門(mén)應(yīng)當(dāng)依法加強(qiáng)對(duì)公證檔案管理各項(xiàng)工作的監(jiān)督檢查。

第三十二條 違反國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和本辦法的規(guī)定，發(fā)生拒絕歸檔或者造成公證檔案丟失、損毀、失真、泄密，或者有其他損害檔案實(shí)體和信息安全行為的，應(yīng)當(dāng)追究相關(guān)部門(mén)、機(jī)構(gòu)和人員責(zé)任。造成財(cái)產(chǎn)損失或者其他損害的，依法承擔(dān)民事責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

第八章 附 則

第三十三條 各省、自治區(qū)、直轄市人民政府司法行政機(jī)關(guān)和檔案主管部門(mén)可以根據(jù)本辦法制定具體實(shí)施辦法。

第三十四條 本辦法由司法部、國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋。

第三十五條 本辦法自2025年6月20日起施行。1988年3月18日司法部、國(guó)家檔案局發(fā)布的《公證檔案管理辦法》同時(shí)廢止。

附件

公證檔案保管期限表

一、保管期限10年

1.委托

2.聲明

3.保證

4.生存

5.住所地（居住地）

6.無(wú)（有）犯罪記錄

7.財(cái)產(chǎn)權(quán)

8.收入狀況

9.納稅狀況

10.票據(jù)拒絕

11.選票

12.不可抗力（意外事件）

13.查無(wú)檔案記載

14.證書(shū)（執(zhí)照）

15.指紋（印鑒）

16.文書(shū)上的簽名（印鑒）

17.文本相符

18.現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督

19.代書(shū)

20.代辦

21.終止的公證事項(xiàng)（事務(wù)）

二、保管期限30年

1.贈(zèng)與

2.受贈(zèng)

3.公司章程

4.出生

5.死亡

6.身份

7.曾用名

8.學(xué)歷

9.學(xué)位

10.職務(wù)（職稱(chēng)）

11.資格

12.婚姻狀況

13.保全證據(jù)

14.合同（協(xié)議）

15.具有強(qiáng)制執(zhí)行效力的債權(quán)文書(shū)公證書(shū)及執(zhí)行證書(shū)

16.出具法律意見(jiàn)書(shū)

三、永久保管

1.聲明（放棄繼承權(quán)）

2.遺囑

3.認(rèn)領(lǐng)親子

4.經(jīng)歷

5.親屬關(guān)系

6.收養(yǎng)

7.撫養(yǎng)事實(shí)

8.繼承（受遺贈(zèng)）

9.公證登記

10.公證提存

11.公證保管

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